Ben jij Goed Georganiseerd?

Als je ondernemer bent, moet je behoorlijk veel verschillende zaken goed op orde hebben om niet in de waan van de dag te verzanden. Zodat je niet te vaak met zogenaamde “kwadrant I” activiteiten te maken hebt.

Wat dat precies is, vertelt slim-werken expert Patricia Gorissen van Goed Georganiseerd je in deze aflevering van In Gesprek Met. Want als bijvoorbeeld “even die 5 video’s maken” niet lukt, heeft het misschien te maken met hoe je de boel georganiseerd hebt.

Of niet georganiseerd hebt…

Even voorstellen: Patricia Gorissen.

Patricia helpt ondernemers en bedrijven om met meer structuur en minder chaos beter het leven van hun leven te leiden. Werken en leven in flow noemt Patricia het zelf op haar site.

Hoe organiseert Patricia zelf de “boel”?

Zelf laat Patricia zich al lang niet meer zo snel afleiden door zaken die er niet toe doen of niet meteen toe doen. Of dat nu werk of prive is. Even Facebooken, even reageren op een whatsapp, even die persoon tussendoor helpen…

Al die grote afleiders van de dag. Ze kunnen je productiviteit behoorlijk in de weg zitten.

Ons brein is eigenlijk niet gemaakt op de moderne tijd, vertelt Patricia. Je moet van goede huize komen om daar ook veel bewuster mee om te gaan. Want we weten het wel, maar acteren we er ook naar?

Wat helpt is te weten waar je naar toe wilt. Een stip op die horizon te kunnen zetten. Voor de een is dat een hele concrete stip, voor de ander meer een richting. Maar zonder een enkele stip, wordt je al snel geleefd.

En als je niet weet wat je wilt?

Productief en vooral slim werken is meer dan alleen tools & technieken toepassen. Je moet inderdaad weten waar je naar toe wilt. Of anders uitzoeken waar je met je werk en prive naar toe wilt. Dat maakt het veel makkelijker “terugredeneren”. De dingen in kleinere brokken opdelen. Dan wordt het concreet, dan weet je ook veel sneller of je iets wel of niet moet doen. En of je iets leuk vindt. Zit je op “jouw weg”? Doen en ervaren.

Ook het nee-zeggen wordt dan veel makkelijker.

Patricia werkt zelf met een “persoonlijk” statuut waarin ze die zaken opgeschreven heeft. Met enige regelmaat pakt ze dat er weer bij. Een soort meetlat die haar weer even op scherp zet. Want natuurlijk kun je terugvallen in oud gedrag.

Daarom kun je ook met anderen afspreken om je te committeren aan je eigen beloftes. In je eentje is het niet altijd even makkelijk. Voor veel mensen helpt ’t om via een ander een stok achter de deur te hebben.

Maar bottum line zal die gedragsverandering van jezelf uit moeten komen. Simpele tools kunnen je daarbij ondersteunen. Zoals de dagelijkse to-do lijst, dat bij veel ondernemers uitpuilt. Met alle gevolgen van dien.

Hoe hou je die “to do lijst” onder controle?

Een handige en eenvoudige tip van Patricia is om elke dag een top 3 lijst te hebben voor die dag. Dat zijn de 3 belangrijkste acties die gedaan moeten worden. Je “Most Important Actions” (MIA’s). Ik vraag haar wat je dan met die andere 7 voorgenomen acties moet doen? Doorschuiven naar de volgende dag?

Het verrassende antwoord is: JA. Maar, met een toevoeging. Want die 7 acties die je doorschuift betekent niet dat je ze een dag later alsnog allemaal uitvoert. Integendeel, dat wordt alnog stress. Ook die nieuwe dag kies je de 3 belangrijkste acties.

Tante MIA is calling zeg maar….-;)

Anders stapelt de boel zich blijvend op en dat is de valkuil van die veel te lange to do lijstjes.

Wat als je tot het type “perfectionist” behoort?

Veel ondernemers zijn perfectionisten. Gaan door totdat iets perfect is. Op zich een eigenschap waarmee je kwaliteit nastreeft. Of een eigenschap die de behoefte aan controle weergeeft? Hoe dan ook, het perfectionisme kan je aardig in de weg zitten.

Want 20% van je activiteiten draagt bij aan 80% van je doelen. Die andere 80% van je activiteiten minder tot niet. Maar die nemen wel het grootste deel van je tijd in beslag. Zeker voor de perfectionist.

Om dat laatste stukje tot in de puntjes in orde te maken, kost zoveel tijd dat de verhouding zoek is. Die tijd kun je je als ondernemen haast niet permitteren. Je kan dingen weliswaar uitbesteden, maar dan nog geldt dat perfectionisme tijdrovend is.

Streef er daarom naar zoveel mogelijk activiteiten uit “kwadrant II” uit te voeren. Dit zijn de dingen waarvan Patricia uit ervaring weet dat ze je inderdaad de rust geven die mede helpt je doelen zonder hectiek te behalen.

Dat betekent vooruit kijken: planning, voorbereiden. In plaats van je door het moment te laten leven en teveel brandjes blussen. Dat zijn zogenaamde kwadrant I activiteiten. Hoewel je ze soms niet kan voorkomen, zijn er veel zaken die je wel had kunnen zien aankomen.

Tot slot een handig tip als je overloopt…

Want wat als je een hectische dag tegemoet gaat door teveel acties op je bord? De bekende hectiek van alle dag. Van alles moet, even dit, even dat, allerlei tussendoortjes. Wat moet je dan doen?

Heel simpel zegt Patricia: neem pauze! Juist op zo’n moment.

Huh?

Dan ben je daarna veel scherper en productiever. Blijkt telkens weer. Maar het voelt enorm tegenstijdig op dat moment! Toch is keer op keer bewezen dat je daarna veel effectiever wordt en meer gedaan krijgt.

Dus maak dat ommetje. Neem een middag vrij. Ga met iemand lunchen. In plaats van je bijvoorbeeld vast te bijten in je computerwerkzaamheden. Want als kenniswerker zitten we soms wel erg lang achter dat machientje te ploeteren.

Zet er een pauze-tool op. Dan gaattie vanzelf even uit.

Wat doe jij om “slim te werken?”

Wat doe jij om slim of productief te werken en je niet mee te laten slepen in de hectiek van alle dag? Zodat je natuurlijk ook steeds meer video’s gaat maken bijvoorbeeld 😉

Laat je reactie achter in het reactieveld onder dit artikel/deze video. Ik ben heel benieuwd.