Toestemming nodig voor video-opnames?
Voorkom discussies achteraf over het gebruik van je video's.
Quitclaim: wanneer heb je toestemming nodig om videobeelden te gebruiken?
Je hebt een videopodcast opgenomen met een interessante gast. Een tevreden klant heeft meegewerkt aan een testimonial. Of je hebt een aftermovie gemaakt van een evenement waar tientallen bezoekers op te zien zijn.
Maar mag je die beelden eigenlijk zomaar gebruiken op je website, LinkedIn, YouTube of in advertenties?
En hoe zit het als iemand later vraagt om de video offline te halen?
Veel mensen gaan ervan uit dat meewerken aan een opname automatisch toestemming betekent. Toch ligt dat genuanceerder. Zaken als portretrecht, privacywetgeving en een quitclaim kunnen daarbij een rol spelen.
In dit artikel lees je wanneer een quitclaim verstandig is, wanneer die vaak niet nodig is en hoe je voorkomt dat er achteraf discussie ontstaat over het gebruik van je beelden.
Wat is een quitclaim?
Een quitclaim is een document waarin iemand toestemming geeft voor het gebruik van foto's of videobeelden waarop hij of zij herkenbaar in beeld komt.
Het doel van een quitclaim is niet om zoveel mogelijk juridische tekst op papier te zetten. Het doel is om vooraf duidelijke afspraken te maken over wat er met de beelden mag gebeuren. Daarmee voorkom je onduidelijkheid en discussies achteraf.
Een quitclaim wordt vaak gebruikt bij videopodcasts, interviews, klanttestimonials, bedrijfsvideo's, promotievideo's, evenementen en congressen. Vooral wanneer iemand bewust en herkenbaar in beeld wordt gebracht, kan een quitclaim een verstandige keuze zijn.
Wat is het verschil tussen een quitclaim, portretrecht en AVG?
Deze begrippen worden regelmatig door elkaar gehaald. Portretrecht gaat over herkenbare personen die op beeld staan. AVG gaat over persoonsgegevens en privacy. Een quitclaim is een overeenkomst waarin afspraken worden vastgelegd over het gebruik van beelden.
Een quitclaim vervangt dus niet automatisch de AVG. Andersom lost AVG-toestemming ook niet automatisch alle vragen rondom portretrecht op. In de praktijk overlappen deze onderwerpen elkaar regelmatig. Daarom is het verstandig om niet alleen naar toestemming te kijken, maar ook naar het uiteindelijke gebruik van de beelden.
Waarom een quitclaim vooral gaat over publicatie
Veel mensen denken dat een quitclaim toestemming geeft om te filmen. In wezen gaat het daar deels over, maar het gaat vooral over toestemming over het gebruik van de beelden nadat ze zijn gemaakt. Dat verschil lijkt klein, maar is belangrijk. Een opname maken is namelijk iets anders dan die opname publiceren op een website, LinkedIn, YouTube, Instagram of in advertenties. Juist over dat gebruik worden in een quitclaim afspraken gemaakt.
Heb je altijd een quitclaim nodig?
Misschien wel de meest gestelde vraag: "Heb ik eigenlijk altijd een quitclaim nodig?" Het korte antwoord is: nee. Stel dat je een evenement filmt waar tweehonderd bezoekers rondlopen. Of je maakt sfeerbeelden tijdens een netwerkborrel. Dat is iets anders dan wanneer je iemand bewust voor de camera zet voor een interview, testimonial of videopodcast. Veel hangt af van de situatie, de herkenbaarheid van personen en het doel waarvoor je de beelden wilt gebruiken.
Wanneer een quitclaim verstandig is
Een quitclaim is meestal verstandig wanneer iemand bewust en herkenbaar meewerkt aan een opname die later wordt gebruikt voor communicatie of marketing.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een videopodcast met een gast;
- een klanttestimonial;
- een interview;
- een bedrijfsvideo;
- een promotievideo;
- een employer-brandingvideo;
- een congres- of symposiuminterview.
Juist in dit soort situaties is het prettig wanneer vooraf duidelijk is afgesproken wat er met de beelden mag gebeuren.
Wanneer een quitclaim vaak niet nodig is
Niet iedere opname vraagt om een uitgebreid toestemmingsformulier. Bijvoorbeeld wanneer iemand toevallig door het beeld loopt, een publiek in algemene zin wordt gefilmd of personen slechts kort zichtbaar zijn in sfeerbeelden. Dat betekent niet automatisch dat er nooit regels gelden, maar de afweging ligt vaak anders dan bij een bewust opgenomen interview of testimonial.
Wat als iemand toevallig in beeld komt?
Klopt het dat je zomaar iedereen op straat mag filmen? Die vraag hoor je regelmatig. In de praktijk ligt het antwoord genuanceerder. Er zit namelijk verschil tussen iemand die toevallig door een beeld loopt en iemand die duidelijk het onderwerp van de opname is.
Film je bijvoorbeeld een druk plein, een beursvloer of een evenement, dan zullen er vaak mensen zichtbaar zijn die niet speciaal voor de camera staan. Dat is iets anders dan een uitgebreid interview waarbij iemand bewust herkenbaar in beeld wordt gebracht. Juist daarom wordt er in de praktijk vaak onderscheid gemaakt tussen sfeerbeelden en doelbewust opgenomen portretten of interviews.
Veelvoorkomende filmsituaties voor ondernemers
Een videopodcast met een gast
Stel dat je een videopodcast opneemt met een gast. Het gesprek verloopt goed en de aflevering komt op YouTube te staan. Een paar maanden later wil je een sterke uitspraak uit dat gesprek gebruiken in een LinkedIn-post. Of misschien zelfs in een advertentiecampagne. Mag dat nog steeds?
Het lijkt vanzelfsprekend maar zekerheidshalve is het Juist voor dit soort situaties slim om vooraf duidelijk af te spreken hoe de beelden gebruikt mogen worden en waar de grenzen liggen. Een nieuw medium is een nieuwe situatie.
Een klanttestimonial opnemen
Een testimonial wordt vrijwel altijd gemaakt voor marketingdoeleinden. Daarom is het ook in deze situatie verstandig om vooraf af te spreken waar de video gepubliceerd wordt, hoe lang deze gebruikt mag worden en of losse fragmenten ook mogen worden ingezet op social media of in advertenties.
Hoe duidelijker die afspraken zijn, hoe kleiner de kans op discussie achteraf. In welke mate je risico wil nemen is aan jou, maar het zou zonde zijn als je veel tijd en/of geld besteed aan het opnemen van testimonials en achteraf krijg je gedoe met deze of gene.
Een medewerker in een bedrijfsvideo
Een medewerker werkt enthousiast mee aan een bedrijfsvideo. Twee jaar later kiest hij voor een baan bij een andere werkgever.Mag zijn gezicht dan nog steeds op jullie homepage staan? Dat is precies het soort vraag waar organisaties vaak pas over nadenken wanneer het te laat is. Veel organisaties denken dat een ondertekende quitclaim automatisch betekent dat een video voor altijd online mag blijven staan. Zo simpel ligt het niet. Juist ook hier geeft een goede quitclaim houvast voor dit soort situaties.
Een aftermovie van een evenement
Bij evenementen worden vaak verschillende soorten beelden gemaakt: sfeerbeelden, publieksbeelden, interviews, presentaties en netwerkmomenten. Voor iemand die bewust voor de camera plaatsneemt voor een interview gelden vaak andere afwegingen dan voor bezoekers die kort zichtbaar zijn in een zaal- of sfeeropname.
Stel dat je een congres filmt met 300 bezoekers. In de praktijk is het meestal niet haalbaar om iedere bezoeker individueel een quitclaim te laten ondertekenen. Daarom zie je vaak dat organisaties bezoekers vooraf informeren dat er foto- en video-opnamen worden gemaakt, bijvoorbeeld via de uitnodiging, registratiepagina of borden op locatie.
Voor sprekers, geïnterviewden en andere personen die bewust en herkenbaar een grotere rol spelen in de uiteindelijke video, wordt veel vaker gewerkt met een aparte quitclaim of toestemmingsverklaring.
Interviews tijdens een congres of symposium
Bij congressen, seminars en symposia worden regelmatig interviews opgenomen met deelnemers, sprekers of gasten. Omdat deze personen bewust meewerken aan de opname, is dit een situatie waarin een quitclaim vaak goed past.
Mag je iemand filmen zonder toestemming?
"Maar ik mag toch gewoon filmen?" Ook waar mensen rondlopen. Dat hoor je regelmatig. Vaak blijkt dat mensen eigenlijk iets anders bedoelen. Niet: "Mag ik filmen?"
Maar:"Mag ik die beelden daarna gebruiken op mijn website, social media of in advertenties?" En juist daar zit vaak het verschil.
Filmen versus publiceren
Het maken van een opname en het publiceren van die opname zijn juridisch niet automatisch hetzelfde. Juist bij publicatie spelen zaken als portretrecht en privacy een grotere rol.Daarom is het verstandig om niet alleen na te denken over het filmen zelf, maar vooral over wat je daarna met de beelden wilt doen.
Wanneer speelt portretrecht een rol?
Portretrecht is het recht dat iemand kan hebben om zich te verzetten tegen het publiceren van beelden waarop hij of zij herkenbaar voorkomt. Dat betekent niet dat je nooit foto's of video's van andere mensen mag publiceren. Wel kan het betekenen dat je rekening moet houden met de belangen van de persoon die in beeld staat.
Portretrecht speelt wanneer iemand herkenbaar in beeld komt. Daarvoor is een duidelijk zichtbaar gezicht niet altijd noodzakelijk. Ook andere kenmerken kunnen ervoor zorgen dat iemand herkenbaar is voor zijn omgeving.
Denk bijvoorbeeld aan: een opvallend kapsel, een herkenbare tatoeage, specifieke kleding, een bekende werkplek, een combinatie van kenmerken waardoor collega's, vrienden of familie direct weten om wie het gaat.
De vraag is dus niet alleen:
"Zie je het gezicht?"
Maar ook:
"Kan iemand redelijkerwijs herkennen wie dit is?"
Dat is uiteindelijk waar portretrecht om draait.
Betekent herkenbaar in beeld automatisch dat je toestemming nodig hebt?
Nee, niet automatisch. Veel mensen denken dat zodra iemand herkenbaar in beeld komt, je altijd eerst toestemming moet vragen. Zo simpel ligt het niet.
Of toestemming nodig is, hangt onder andere af van de situatie, het doel van de opname en de manier waarop de beelden worden gebruikt. Er zit bijvoorbeeld verschil tussen een bezoeker die kort zichtbaar is in een sfeerbeeld van een evenement en iemand die bewust voor de camera plaatsneemt voor een interview of testimonial.
Juist daarom is het verstandig om vooraf na te denken over het gebruik van de beelden. Hoe prominenter iemand in beeld komt en hoe commerciëler het gebruik van de video, hoe belangrijker het wordt om duidelijke afspraken te maken.
Wanneer speelt AVG een rol?
De AVG speelt een rol zodra videobeelden zijn te herleiden naar een persoon. Dat klinkt ingewikkeld, maar in de praktijk is het vaak vrij eenvoudig. Interview je een klant voor een testimonial? Neem je een videopodcast op met een gast? Of film je medewerkers voor een bedrijfsvideo? Dan heb je vrijwel altijd te maken met persoonsgegevens.
Betekent dat automatisch dat je voor iedere video toestemming nodig hebt? Nee. Dat is een veelvoorkomend misverstand. De AVG schrijft niet voor dat je altijd toestemming moet vragen voordat je iemand filmt of een video publiceert. Wel moet je een geldige reden hebben om persoonsgegevens te verwerken en zorgvuldig omgaan met de privacy van betrokkenen.
Juist daarom zie je in de praktijk vaak een combinatie van duidelijke communicatie, goede afspraken en soms een quitclaim. Daarmee maak je voor alle betrokkenen inzichtelijk wat er met de beelden gebeurt en waarvoor ze worden gebruikt.
Wat moet er minimaal in een quitclaim staan?
Een goede quitclaim hoeft geen juridisch document van vijf pagina's te zijn. Sterker nog: veel van de beste quitclaims passen gewoon op één A4. Het belangrijkste is dat voor iedereen duidelijk is welke beelden zijn gemaakt en wat ermee mag gebeuren.
Wie geeft toestemming?
Vermeld duidelijk de gegevens van de persoon die herkenbaar in beeld komt. Zo is achteraf helder op wie de afspraken betrekking hebben.
Welke beelden vallen onder de afspraak?
Beschrijf zo concreet mogelijk om welke opname het gaat. Bijvoorbeeld een videopodcast, testimonial, bedrijfsvideo, evenement of interview.
Waarvoor mogen de beelden worden gebruikt?
Denk aan:
- website;
- social media (welke?)
- YouTube;
- nieuwsbrieven;
- presentaties;
- advertenties.
Hoe concreter de afspraak, hoe kleiner de kans op misverstanden.
Op welke kanalen mogen de beelden verschijnen?
Ook dit is verstandig om vooraf vast te leggen. Een video op YouTube plaatsen is immers iets anders dan dezelfde beelden inzetten in een betaalde advertentiecampagne.
Hoe lang mogen de beelden worden gebruikt?
Spreek af wat de bedoeling is. Een video die één maand online staat vraagt mogelijk om andere afspraken dan content die jarenlang gebruikt wordt.
Wie mag de beelden gebruiken?
Werk je als videomaker voor een opdrachtgever? Dan is het verstandig om ook vast te leggen wie de beelden mag publiceren en gebruiken.
Kan iemand later zijn film toestemming intrekken?
Stel dat iemand vandaag enthousiast meewerkt aan een video, maar daar over twee jaar anders tegenaan kijkt. Wat dan? Het korte antwoord is: dat hangt af van de situatie en de afspraken die vooraf zijn gemaakt.
Toestemming volgens de AVG
Binnen de AVG bestaat in bepaalde situaties de mogelijkheid om eerder gegeven toestemming weer in te trekken. Stel dat iemand toestemming heeft gegeven om mee te werken aan een video voor jouw website. Op het moment van opnemen was daar niets mis mee. Maar situaties kunnen veranderen.
Een medewerker kan inmiddels bij een andere werkgever werken. Een klant kan liever niet meer als referentie worden genoemd. Of een gast uit een videopodcast kan jaren later vinden dat bepaalde uitspraken niet meer passen bij zijn huidige visie of werkzaamheden. Dat betekent niet automatisch dat een video direct overal offline moet worden gehaald. Welke gevolgen zo'n verzoek heeft, hangt af van de omstandigheden, de manier waarop de beelden worden gebruikt en de afspraken die eerder zijn gemaakt.
De belangrijkste les? Het klinkt saai, maar: zorg voor een quitclaim. Weliswaar geeft die quitclaim geen garantie dat er nooit discussie kan ontstaan. Maar het maakt wel duidelijk welke verwachtingen en afspraken er op het moment van opnemen bestonden. Dat kan belangrijk zijn wanneer later vragen ontstaan over het gebruik van de beelden.
Wie is verantwoordelijk voor het regelen van een quitclaim?
Ook hierover bestaan veel misverstanden. Sommige opdrachtgevers gaan ervan uit dat de videomaker dit automatisch regelt. Sommige videomakers gaan ervan uit dat de opdrachtgever hiervoor verantwoordelijk is.
De werkelijkheid is minder zwart-wit. Vaak ligt die verantwoordelijkheid juist bij de opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer een organisatie haar eigen medewerkers, klanten of deelnemers laat filmen. Maar soms regelt de videomaker de quitclaim, bijvoorbeeld bij kleinere producties. De verstandigste aanpak is om vooraf af te spreken wie verantwoordelijk is voor het regelen van toestemming. Dat voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is.
VRAAG & ANTWOORD 'TOESTEMMING OM TE FILMEN?'
Heb ik een quitclaim nodig voor een videopodcast?
Niet altijd. Maar wanneer je de beelden wilt publiceren, hergebruiken of inzetten voor marketingdoeleinden is het verstandig om daar vooraf afspraken over te maken.
Heb ik een quitclaim nodig voor een testimonial?
In veel gevallen wel. Testimonials worden meestal gemaakt om vertrouwen te wekken en nieuwe klanten aan te trekken. Juist daarom is het verstandig om afspraken over het gebruik vast te leggen.
Mag ik bezoekers van een evenement filmen?
Dat hangt af van de situatie. Er zit verschil tussen sfeerbeelden van een evenement en het bewust filmen of interviewen van individuele bezoekers. In dat laatste geval is een quitclaim wel verstandig, bij echt grote events wordt het meestal op andere wijze - vooraf - gecommuniceerd.
Mag ik medewerkers gebruiken in een promotievideo?
Jazeker, maar het is verstandig om vooraf duidelijke afspraken te maken over het gebruik van de beelden en de duur daarvan. Bijvoorbeeld: als een medewerker vertrekt, mogen de beelden dan nog gebruikt worden?
Kan iemand achteraf eisen dat een video offline gaat?
Dat hangt af van de omstandigheden en de afspraken die zijn gemaakt. Daarom is het verstandig om toestemming en gebruik vooraf goed vast te leggen.
Hoe lang blijft een quitclaim geldig?
Dat hangt af van wat er in de quitclaim is afgesproken. Juist daarom is het verstandig om hierover vooraf duidelijkheid te creëren.